Indhentning af tilbud samt ordreafgivelse

Modulet giver mulighed for at digitalisere processen med at indhente tilbud fra leverandører. Der ligger i høj grad en økonomisk gevinst i dette modul, både for fraflytter, men især for boligorganisationen. Digitaliseringen giver også en væsentlig tidsbesparelse ifm. denne proces. Man vælger sine leverandører og ved tryk på en knap, modtager de ønskede leverandører en mail med et link til iSyn-tilbudsportal. De udfylder et nemt og overskueligt tilbudsskema og sender tilbuddet elektronisk tilbage. Herefter kan man let og hurtigt afgive ordre til den ønskede leverandør. Til sidst vil alle leverandører som har modtaget ordre, modtage en håndværkerliste og sammen kan de koordinere hvornår de hver især skal påbegynde arbejdet.

Rekvisition

Dette modul bygger oven på tilbud/ordre-modulet, og gør det muligt at udsende rekvisitioner samtidig med, at der afgives ordre til en leverandør.

Rekvisitionen oprettes i det administrative system og informationen sendes sammen med ordren, i iSYN eftersom rekvisitionen bliver dannet automatisk, er det derfor ikke længere nødvendigt, at bruge tid på at skrive den, eller holde styr på diverse kontonumre, der er tilknyttet de enkelte konti.

Informationer bliver trukket fra det administrative system. Det er derfor tidsbesparende, fungerer på samme tid som en huskeliste og ensretter arbejdet ved rekvisition.

Behandlingstyper

Modulet giver mulighed for at angive hvilke type behandlinger der knyttes til de enkelte linjer på synsskemaet, når dette udfyldes. Eksempelvis kan en dørkarm behandles med ”vask, slibning, plet” eller ”vask, slibning, plet og 2 x strygninger” osv.

Fordelen ved dette modul er, at behandlingen altid bliver den som synsinspektøren vurderer er passende. Kommunikationen mellem leverandør og synsinspektøren bliver derfor mindsket og man undgår oftere misforståelser, da alt er skriftlig gjort. Lejer er ligeledes 100% klar over omfanget af istandsættelsen.

Med modulet “behandlingstyper” vil man opleve, at informationen i synsrapporten er mere grundig. Dette giver et bedre overblik under synet omkring, hvor meget istandsættelse der ligger forud.

Indflytning

Modulet giver mulighed for, at digitalisere indflytning og lave indflytningsrapporten digitalt på tilsvarende vis, som ved fraflytning. Alle processer i indflytningen vil blive håndteret digitalt. Skader, fejl og mangler indtastes med angivelse af, hvorvidt disse bliver udbedret snarest, ved senere dato eller om de ikke udbedres men noteres således at lejer ikke hæfter ved fraflytning.

Måleraflæsning indtastes og det registreres hvilket antal nøgler, vaskekort ol. som udleveres. Det er muligt at tilpasse dette modul efter behov, eksempelvis kan der være ét punkt med gulvbedømmelse og notatfelter. Digitaliseringen sikrer, at alle rapporter er samlet, og bliver gemt til senere fraflytning.

Modulet giver også mulighed for, at kunne registrere hvis lejer får udleveret ekstra nøgler igennem boperioden.

Elektronisk fejl- og mangelliste

Dette modul giver mulighed for, at digitalisere lejers fejl- og mangelliste. Via e-mail får lejer tilsendt et link til en portal, hvor han/hun har 14 dage til at udfylde fejl- og mangel listen digitalt.

Lejeren vil modtage en påmindelse på e-mail x-antal dage før fristens udløb, hvis listen endnu ikke er indsendt. Når tidsfristen er udløbet, låses listen og indsendes automatisk. Herefter tages der stilling til om begge parter er enige i fejl og mangler og hvornår eventuelle fejl og mangler udbedres. Sluttelig vil den endelige fejl- og mangelliste blive udfærdiget og sendt underskrevet via e-mail til lejer.

Dette modul sikrer at fejl- og mangellisten, er en del af digitaliseringen og den bliver derfor gemt til fremtidig fraflytning.

Brug af opmålingsdata

(kræver modulet ’Behandlingstyper’)
iSyn kan igennem dette modul benytte faste priser i opbygningen af synsskemaet og efterfølgende lave en prisberegning for istandsættelsen, som vil blive brugt på rapporten. De faste priser kommer gennem en opmåling af lejligheden samt et efterfølgende udbud, typisk afholdt af et arkitektfirma. Dette betyder at man, i det der vælges behandlingstype, vil have den nøjagtige pris på evt. ”vask, reparation, plet og strygning”.

Denne kombination giver erfaringsmæssigt store besparelser på administration og drift. Alene på fraflytninger kan det betyde en besparelse på op til 30 procent pr. fraflytning.

Journalisering

(kun for EGBolig-kunder)
Med dette modul, kommer digitaliseringen ikke til at køre som to separate systemer. De eksisterende informationer om lejemålene bliver hentet fra det administrative system via en webservice, der installeres hos kunden, efter en synsrapport er blevet udfærdiget digitalt, bliver den automatisk lagret i det administrative system.

På denne måde er synsrapporterne ikke kun tilgængelige på tablet, men også som journal på kontoret. Man kan tilpasse journaliseringen, så det kun er udvalgte rapporttyper, der bliver lagret i det administrative system. Det er muligt at journalisere stort set alle rapport-typer fra iSyn.

Standardnoter

Modulet giver mulighed for at tilføje en begrundelse ved hver linje i synsrapporten. Eksempelvis kan det være nødvendigt at skifte fodlister i et rum, så kan man tilføje en standardnote som ”misligholdt pga. kæledyr”.

Man vælger selv hvilke standardnoter, der skal være som valgmuligheder. Med dette modul vil rapporten være meget mere grundig, og den efterlader ingen tvivl omkring det udførte arbejde på den endelige regning.

Varekatalog

Med dette modul vil det være muligt at lave en mere detaljeret og udspecificeret synsrapport, hvis boligselskabet har varelager. Hvis der er behov for udskiftning af en given vare i lejemålet, og boligselskabet selv har varen til at ligge, kan man tilføje varen så prisen kommer med på synsrapporten. Eksempelvis kunne det være udskiftning af et håndtag til 49,95 kr/stk.

Det fungerer som en dropdown, hvor de forskellige varer er lagt ind, og ved tryk på en vare, vil prisen på varen automatisk blive skrevet på fraflytningsrapporten.

Intern ordre

Dette modul følger ’Tilbud/Ordre-modulet’ og gør det muligt at lave interne ordrer til forudvalgte kreditorer (f.eks. organisationen selv). Ved ordreafgivelse, dannes der automatisk en arbejdsseddel samt efterfølgende en faktura.

Vedligeholdelse i boperioden

(B-ordning)
Hvis man har opmålt data på et lejemål med B-ordning, kan man i boperioden beregne hvad div. istandsættelser koster. Herved kan man hurtigt se, om der er afsat penge til f.eks. maling af lofter eller vægge.

Indrapportering af måleraflæsning

Dette modul giver mulighed for digital indrapportering af måleraflæsning, i forbindelse med enten ind- og/eller fraflytning. Fordelen ved dette modul er i høj grad tidsbesparelse, da alt er klaret på én gang. Man indtaster tallene fra målerne direkte i iSyn og ved tryk på én knap, sendes de automatisk videre til de pågældende forsyningsvirksomheder i en e-mail. Det foregår alt sammen som en del af synet og der er ingen ekstra arbejde bagefter.

Valg af forsyningsleverandør

Dette modul bygger oven på modulet ’Indflytning’. Man kan ifm. et indflytningssyn, tilmelde indflytteren til en forsyningsleverandør de selv vælger (el og gas). Man laver en fuldmagt (inkl. underskrift) direkte gennem iSyn, som sendes til den eller de valgte forsyningsleverandører.

Admin iSYN+

Det er et modul til personen på kontoret, og har til fordel at skabe overblik over processerne i alle flytninger. Det er nemt at få overblik, da modulet i tillæg fungerer som en huskeliste. Der ligger flere undergrupper i modulet: fraflyt, tidsfrist, ordre, prisoverslag, afventer faktura og afregning. Udlejeren kan ikke sende regningen til fraflytter før de har fået den endelige regning. Det kan gøres fra Admin iSYN når man kan se at alle faktura er kommet ind. Man kan også sende prisoverslag fra Admin iSYN samt et billede tilknyttet flyttesagen.

Beboeradvisering

Med beboeradvisering vil man mindske risikoen for, at fraflytter glemmer et syn. Fraflytter modtager en påmindelse, enten på e-mail og/eller SMS. Man bestemmer selv intervallet, om det skal være 7 dage eller dagen før syn, at fraflytter modtager en påmindelse.

Håndværkeradvisering

Med håndværkeradvisering vil det være muligt at informere de faste leverandører om fremtidig istandsættelse. Dette gøres vha automatisk email når synet planlægges i det administrative system. På denne måde kan leverandørerne bedre planlægge deres arbejde, og man kan forkorte istandsættelsesperioden.

Manuelle lejemål

iSyn trækker alle informationerne om lejemålene fra en database, og hvis man ikke selv har en database (Unik, KTP eller EG Bolig), er dette modul en nødvendighed. Det betyder, at man manuelt skal lægge informationerne ind i modulet så den fungerer som en database.

Spørgeskemaundersøgelse

Modulet er et spørgeskema, som den enkelte boligorganisation selv sætter op. Det bliver brugt i sammenhæng med fraflytninger, og gør det muligt for boligorganisationen at forbedre sig. Da man selv formulerer spørgsmålene er det mulig at få feedback på alt fra opsigelsesgrund, til hvor tilfreds fraflytter har været med den administrative service fra boligorganisationen. Det er også en mulighed at sende et spørgeskema, når lejer takker nej til en bolig. Med denne type spørgeskema, kan boligorganisationen bedre målrette sit arbejde, og lejeren vil få en oplevelse af et højere serviceniveau.

Test-miljø med eget login

Der oprettes et helt separat test-miljø, som alle i organisationen kan bruge, til f.eks. test af nye moduler og ny funktionalitet og udførsel af test-syn, så brugere kan øve sig. Dette test-miljø er lukket og det påvirker derfor ikke organisationens driftmiljø. Derudover sendes der ikke nogle mails eksternt.

Kopier driftopsætning til test-miljø

Dette modul fungerer sammen med modulet ’Test-miljø med eget login’. For at undgå at skulle vedligeholde to iSyn-miljøer (drift og test), er det med dette modul muligt, at kopiere hele driftsopsætningen over til test-miljøet. Dette kan gøres så tit man finder det nødvendigt.

Tjekliste

Modulet ’Tjekliste’ er en tjekliste der kan opsættes pr. afdeling pr. leverandør (på rumniveau). Den skal ses som en elektronisk huskeliste for div. ting man skal huske ifm. syn.